Politique sur la protection des renseignements personnels

L’Association des réalisateurs et réalisatrices du Québec (ci-après « ARRQ ») est un syndicat professionnel représentant les réalisateurs et réalisatrices qui œuvrent dans le domaine de l’audiovisuel au Québec, dans toute autre langue que l’anglais. Elle a pour mission de défendre les intérêts et les droits professionnels, économiques, culturels, sociaux et moraux que tous les réalisateurs et réalisatrices du Québec.  

L’ARRQ reconnaît l’importance de la confidentialité et la sensibilité des renseignements personnels de ses membres, de ses employés et des personnes lui fournissant des services à titre personnel, et prend toutes les mesures raisonnables propres à assurer leur protection contre la perte accidentelle et l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés de ceux-ci.  

Partie I – Principes généraux 

A) Fondements juridiques 

1) La protection de la vie privée est un droit fondamental protégé par la Charte des droits et libertés de la personne, RLRQ c. C-12, et par le Code civil du Québec. 

2) La présente politique est adoptée dans le respect des principes énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1 (ci-après la « Loi »), afin de s’assurer que les employés et administrateurs de l’ARRQ protège les renseignements personnels détenus dans le cadre de ses activités. 

B) Définitions

3) Pour les fins de la présente politique, les termes suivants signifient : 

1. Administrateurs de l’ARRQ : toute personne membre siégeant au conseil d’administration de l’ARRQ ou à l’un de ses comités (comité finance, comité éthique, comité exécutif, comité adhésion, etc.) ; 

2. Base de données : collection organisée d’informations recueillies par l’ARRQ dans le cadre de ses activités, incluant des renseignements personnels, stockée électroniquement dans un système informatique ;

3. Employés de l’ARRQ : toute personne salariée de l’ARRQ ;

4. Incident de confidentialité : l’accès non autorisé par la Loi à un renseignement personnel ou l’utilisation non autorisé par la Loi d’un renseignement personnel ou la communication non autorisée pas la Loi d’un renseignement personnel; ou la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection de tel renseignement ; 

5. Membre de l’ARRQ : tout membre professionnel, stagiaire ou honoraire de    l’ARRQ ;

6. Renseignements personnels : tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement ; 

7. Responsable des renseignements personnels : la directrice générale de l’ARRQ ou toute personne désignée pour la remplacer. 

C) Engagement 

4) Les employés et administrateurs de l’ARRQ prennent l’engagement de respecter les règles et les procédures contenues dans la présente politique. 

5) L’ARRQ s’engage à prendre tous les moyens nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels détenus dans le cadre de ses activités. 

Partie II – Collecte des renseignements personnels  

6) L’ARRQ ne recueille que les renseignements personnels qui sont nécessaires à l’exécution de ses activités, de sa mission et pour la gestion de ses affaires. Cela comprend notamment, sans s’y limiter : 

• Des noms, adresses, courriels et numéro de téléphone ;

• Des renseignements relatifs aux paiements et à la facturation, tels que des informations bancaires, des numéros de taxe, des salaires et/ou des cachets et des numéros d’assurance sociale ;

• Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, comme des commentaires, des réponses à des sondages ;

• Des renseignements relatifs à l’utilisation de notre site web incluant des renseignements techniques sur les visites ou tout autre renseignement collecté à travers des témoins ou autres outils similaires ;

• Des renseignements relatifs au recrutement comme des CV, des renseignements sur les antécédents professionnels ou académiques, ou tout autre renseignement pertinent pour un recrutement potentiel ;

• Du contenu numérique comme des photos, des vidéos ou des fichiers audio ;

• Tout autre renseignement personnel fourni.

7) Lorsque l’ARRQ recueille un renseignement personnel directement de la personne concernée, l’ARRQ considère que la personne concernée consent à l’obtention de ce renseignement et à son utilisation pour les fins précises de la mission de l’ARRQ; 

Partie III – Consultation et conservation des renseignements personnels 

A) Utilisation, rectification et suppression 

8) Aucun employé ni administrateur de l’ARRQ n’utilise un renseignement personnel ou un document contenant un tel renseignement à des fins autres que celles qui sont nécessaires pour la mission de l’ARRQ. 

9) Si l’ARRQ, un employé ou un administrateur désire utiliser un renseignement personnel ou un document contenant un renseignement personnel à d’autres fins que celles mentionnées à l’article précédent, il obtient le consentement explicite de la personne visée. 

10) En tout temps, une personne peut retirer son consentement à l’utilisation d’un renseignement personnel. 

11) Toute personne peut consulter, obtenir copie, faire rectifier ou demander la suppression d’un renseignement personnel détenu par l’ARRQ la concernant en formulant une demande par courriel à la responsable des renseignements personnels. 

12) La demande de suppression d’un renseignement personnel ne peut viser que des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires pour la poursuite de la mission de l’ARRQ. 

13) À moins que la personne qui formule une demande y renonce, toute demande de consultation de rectification ou de suppression est traitée de façon confidentielle. 

B) Conservation 

14) Les renseignements personnels peuvent être conservés par l’ARRQ sur un support physique, dans la base de données ou en format numérique. 

15) Les renseignements personnels détenus par l’ARRQ sur support physiques sont conservés dans des endroits sécurisés. 

16) L’ARRQ prend les moyens appropriés pour assurer la sécurité des renseignements personnels détenus en format numérique et dans la base de données : 

• en utilisant des moyens technologiques d’identification pour limiter l’accès aux renseignements détenus ; 

• en effectuant des sauvegardes régulières des renseignements détenus ; 

• en mettant à jour de façon continue les connaissances des employés et administrateurs de l’ARRQ en matière de sécurité informatique ; 

• en utilisant les services de techniciens spécialisés en la matière pour maintenir en place des mesures de sécurité contre les virus, intrusion ou toute autre action indésirable susceptible de mettre les renseignements détenus en péril. 

17) L’ARRQ prend les moyens nécessaires afin que seules les personnes nécessitant des renseignements personnels sensibles dans le cadre de leurs activités normales y aient accès. 

18) Lorsqu’un projet envisage la modification des outils de travail des employés de l’ARRQ, notamment le réseau information, ou la modification de toute méthode de travail ou aménagement physique ou numérique utilisée par l’ARRQ, la responsable de la protection des renseignements personnels est consultée au sujet des mesures à prendre pour assurer la protection des renseignements personnels. 

19) Les renseignements personnels détenus par l’ARRQ sont conservés pendant une durée maximale de sept (7) ans à compter du moment où ils ne sont plus nécessaires à la poursuite de la mission de l’ARRQ. 

20) Les renseignements personnels détenus par l’ARRQ dans le cadre de l’administration de ses affaires, notamment les renseignements personnels concernant les employés et administrateurs de l’ARRQ, sont conservés pendant une durée minimale de sept (7) ans à compter de leur obtention. 

21) Dans l’intervalle entre le moment où la détention du renseignement personnel n’est plus nécessaire et sa destruction, toute personne concernée par un renseignement personnel peut en demander l’anonymisation en adressant une demande écrite à la responsable de la protection des renseignements personnels. 

Partie IV – Divulgation des renseignements personnels

22) Aucun employé ou administrateur de l’ARRQ ne peut divulguer à des tiers des renseignements personnels obtenus dans le cadre de la mission de l’ARRQ sans l’autorisation expresse de la responsable des renseignements personnels et/ou de la personne concernée. 

23) Aucun renseignement personnel n’est divulgué à un tiers sans le consentement de la personne visée sauf dans les cas suivants : 

1. dans le cours normal de l’exécution de la mission de l’ARRQ dans la mesure où la divulgation du renseignement personnel est requise; 

2. dans le cours normal de l’administration de l’ARRQ dans la mesure où la divulgation du renseignement personnel est requise;

3. lorsque la divulgation est requise ou permise par la Loi. 

24) Lorsqu’un employé ou un administrateur de l’ARRQ divulgue un renseignement personnel à un tiers suivant l’article 23 c) de la présente politique, il en informe la personne concernée et note la divulgation au dossier du membre de l’ARRQ. 

Partie V – Destruction ou anonymisation des renseignements personnels 

25) Au terme du délai de sept (7) ans mentionné aux articles 19 et 20 de la présente politique, l’ARRQ procède à la destruction ou à l’anonymisation des documents physiques ou numériques contenant des renseignements personnels, dans la mesure où les fins pour lesquelles le renseignement a été recueilli ou utilisé sont accomplies. 

26) La destruction des documents mentionnés à l’article précédent est effectuée selon les pratiques reconnues afin d’assurer le respect de la confidentialité des renseignements personnels qu’ils contiennent, à toutes les étapes du processus. 

Partie VI – Procédure en cas d’incident de confidentialité 

27) Lorsqu’un employé ou administrateur de l’ARRQ a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité est survenu à l’ARRQ, la nature de l’incident est identifiée le plus rapidement possible et rapportée sans délai à la responsable des renseignements personnels et inscrit dans le registre des incidents de confidentialité, tenu par la responsable des renseignements personnels et son adjointe. 

28) En cas d’incident de confidentialité relié à l’équipement ou au réseau informatique, la firme fournissant le support technique est informée immédiatement par la responsable des renseignements personnels ou son adjointe.  

29) L’ARRQ prend les mesures raisonnables nécessaires pour réduire au maximum les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes dont les renseignements personnels sont touchés par l’incident de confidentialité. 

30) Le risque qu’un préjudice soit causé à une personne à la suite d’un incident de confidentialité est évalué en fonction des critères suivants : 

1. la sensibilité du renseignement concerné ; 

2. les conséquences appréhendées de son utilisation ; 

3. la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables. 

31) L’ARRQ avise toute personne concernée par l’incident de confidentialité de la survenance de cet incident. 

32) Si l’incident de confidentialité présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, la responsable des renseignements personnels en avise rapidement la Commission d’accès à l’information. 

33) Lorsqu’un employé de l’ARRQ communique avec un tiers, notamment une firme de soutien technique, afin de diminuer le risque de préjudice découlant d’un incident de confidentialité, il lui est loisible de divulguer à ce tiers les renseignements personnels requis sans le consentement de la personne visée; dans un tel cas, l’employé de l’ARRQ conserve la communication. 

34) La responsable des renseignements personnels ou la personne qu’elle désigne informe la personne concernée par un incident de confidentialité de tout développement subséquent pertinent concernant cet incident. 

35) La responsable des renseignements personnels effectue également une rétroaction sur tout incident de confidentialité auprès des employés et administrateurs de l’ARRQ concernés, le cas échéant, afin d’apporter les correctifs nécessaires pour éviter une répétition de l’incident. 

Partie VII – Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

36) Toute personne peut déposer une plainte concernant la protection d’un renseignement personnel détenu par l’ARRQ suivant la procédure prévue à la présente section.

37) La plainte doit être transmise par écrit à la responsable des renseignements personnels en utilisant le formulaire se trouvant à l’Annexe A de la présente politique ou en indiquant sur un document autre les informations qu’il requiert. Si la plainte concerne la responsable des renseignements personnels, elle peut être transmise au président du conseil d’administration de l’ARRQ. 

38) Toute plainte est traitée dans un délai de trente (30) jours par la responsable des renseignements personnels, par le président du conseil d’administration de l’ARRQ ou par toute personne désignée pour ce faire, selon le cas. 

39) Une réponse écrite est fournie à la personne qui a fait la plainte lui indiquant les démarches effectuées dans le cadre du traitement de la plainte et les mesures de correction mises en œuvre, le cas échéant. 

Partie VIII – Dispositions diverses 

40) L’ARRQ dispense une formation continue à l’ensemble de ses employés et administrateurs sur la présente politique et les bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels. 

41) L’ARRQ communique à ses employés et administrateurs de façon ponctuelle et informelle des précisions sur les mesures à prendre pour préserver la confidentialité des renseignements personnels. 

42) La présente politique est révisée et mise à jour en tout temps sur le site internet de l’ARRQ. 

Plaintes conçernant la protection des renseignements personnels 

Afin de télécharger le formulaire de plainte, cliquez sur le bouton de téléchargement.

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Personne Responsable 

Pour toutes demandes aux niveaux de vos informations personelles, veuillez contacter :

Mylène Cyr, Directrice générale
mylene@arrq.quebec
(514) 842-7373 poste 228